Todas las instituciones que cumplen una función pública, van acumulando documentos que son la única constancia de los actos administrativos que realiza. El documento es garante de derechos y obligaciones y de la transparencia de la gestión que luego de la resolución del trámite puede tener valor como antecedente de futuras gestiones o ser considerado como parte del patrimonio de la ciudad.

Archivo es un conjunto de documentos cualquiera sea su soporte físico, generados, recibidos o acumulados, por personas físicas o jurídicas, públicas o privadas, en el ejercicio de las funciones para las que han sido creadas. Tiene tres funciones básicas: recoger los documentos, conservarlos y servir la información que contienen, tanto a la institución que los produjo como al ciudadano que tiene el derecho al libre acceso a la información, garantizado desde el año 2008 por la Ley 18.381.

El cumplimiento de la normativa vigente de derecho de acceso a la información pública implica la organización de los fondos, la correcta conservación de los documentos y la instrumentación de un servicio que haga posible la recuperación de la información en forma eficaz, eficiente y oportuna.

Para la Administración es vital contar con la información en tiempo y forma, que posibilite conocer en profundidad las dificultades y tomar decisiones fundadas.

Finalizado su ciclo vital, los documentos pueden tener por sus características o la información que contienen, valor histórico, es decir ser fuente primaria para la investigación de diversas disciplinas.

En particular la Historia, ha sido escrita fundamentalmente a partir de los documentos, redactados y firmados por aquéllos que se han desempeñado en organismos públicos, quienes han ejercido el poder político-económico.

Preocupado por la ausencia de las voces anónimas en la construcción de la memoria de nuestra localidad, el Alcalde de Atlántida presentó en agosto de 2017 el anteproyecto de creación del Archivo de la Ciudad, cuyo objetivo es la “Reconstrucción de las memorias colectivas en un proceso de reafirmación identitaria en clave de inclusión, teniendo en cuenta la totalidad del territorio definido a partir de la creación del Municipio”1 Algunos de sus objetivos específicos son:

1. Involucrar a la comunidad en la creación del archivo
2. Desarrollar un sistema de recopilación y acopio de historias, en diferentes formatos (transcripción relatos orales, fotografías, videos, etc.) redescubriendo a Atlántida desde el relato de sus diferentes voces.

El proyecto pretende a través de la realización de entrevistas orales, dar la palabra a aquellos ciudadanos olvidados que no acceden a los documentos escritos y que son quienes escriben la “otra Historia”, la que no se publica, la que se cuenta en el seno de las familias o en las ruedas de amigos, o en las organizaciones de vecinos. Aunque finalmente la entrevista se traslade al papel, será conservada como registro sonoro porque éste permite “...la experiencia intransferible de escuchar la voz de los protagonistas de la historia (famosos o ignorados) con la misma carga persuasiva, con la misma sensación de vida y con la misma hondura emocional con que pudo haberse pronunciado en el pasado”2

Este plan pretende dar los lineamientos estratégicos que hagan posible la recuperación de la memoria colectiva (función de recoger), la organización y conservación del fondo municipal (función de conservar) y el servicio de la información a los usuarios internos y externos (función de servir).

1Anteproyecto de creación del Archivo de la Ciudad nombrado “Cosechando Historias”, aprobado por resolución 17/224 del Consejo Municipal de Atlántida.

2ZUBILLAGA, Carlos. Historia Oral: la voz de los protagonistas. Montevideo: Dep. De Historiología, Facultad de Humanidades y Ciencias, 1990.